Die besten 41 Strategien und Regeln, um deine Produktivität zu steigern

Wer möchte nicht produktiver sein und alle anstehenden Aufgaben souverän bewältigen? Das ist nicht immer einfach, aber mit einigen effektiven Strategien und Regeln, die sich im Laufe der Jahre bewährt haben, wird es einfacher, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, Ablenkungen zu mindern und die Produktivität zu steigern.

1. Die 2-Minuten-Regel:

Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledige sie sofort. Es spart Zeit, da es keine Warteschleife gibt und sich nichts ansammelt.

2. Nicht zwei Mal anfassen:

Einmal angefangene Aufgaben sollten zügig beendet werden. Ein Start-Stopp kann die Bearbeitungszeit unnötig in die Länge ziehen.

3. Die 72er-Regel:

Gefühle wie Hunger, Wut, Müdigkeit oder Einsamkeit können Entscheidungen beeinflussen, daher ist es ratsam, wenn man diese empfindet, mindestens 72 Stunden zu warten, bevor man eine Entscheidung trifft.

4. Die 5-Sekunden-Regel:

Um Aufschieberitis zu vermeiden und produktiv zu sein, reicht es, z.B. beim Aufwachen von 5 bis 1 zu zählen und danach aktiv zu werden.

5. Tägliches Highlight setzen:

Es ist hilfreich, sich für jeden Tag eine Hauptaufgabe zu wählen, die Priorität hat und auf jeden Fall erledigt werden muss. Hierbei sollte man sich fragen: "Was ist die eine Sache, die ich heute erreichen möchte?".

6. "Wenn es nicht ein TOLLES ja ist, dann ist es ein TOLLES nein.":

Nur wenn man von etwas wirklich begeistert ist, sollte man es tun. Ansonsten ist es besser, Nein zu sagen.

7. Frage WER, nicht WIE:

Statt sich zu fragen, wie man eine Aufgabe selbst erledigen kann, sollte man besser fragen, wer es einem abnehmen könnte. So spart man Zeit und kann sich auf seine eigenen Stärken konzentrieren.

8. Prokrastination ist Weisheit:

Aufgeschobene Aufgaben signalisieren unsere Unbequemlichkeit und dass wir Hilfe brauchen. Hier sollte man sich ebenfalls die Frage stellen: "Wer kann das für mich tun?".

9. Die 90/90/1-Regel:

Um Ziele zu erreichen, sollte man die ersten 90 Minuten des Tages in den nächsten 90 Tagen einer ausgewählten Aufgabe widmen und dies konsequent durchziehen.

10. Die 12-Wochen-Jahres-Regel:

Statt sich Jahresziele zu setzen, die oft in Vergessenheit geraten, sollte man versuchen, 12-Monats-Ziele in nur 12 Wochen zu erreichen. Hierbei entsteht eine gewisse Dringlichkeit, die die Ausführung verbessern kann.

11. Biologische Primetime:

Indem man die Zeiten ermittelt, in denen man am produktivsten und energetischsten ist, kann man diese nutzen, um wichtige Aufgaben zu erledigen.

12. 80%-Regel:

Mit 80% des Projekts schon so gut wie fertig zu sein, ist meist schnell möglich. Für die restlichen 20% jedoch werden oft unverhältnismäßig viel Zeit und Kraft benötigt. Daher ist es klüger, bereits mit 80% des Projekts um Feedback zu bitten und es nicht erst zu perfektionieren.

13. Iss zuerst den Frosch:

Bereits am Morgen mit der wichtigsten und schwierigsten Aufgabe zu starten, gibt genug Schwung und Energie für den Rest des Tages.

14. Parkinsonsches Gesetz:

Tatsächlich dehnt sich Arbeit aus, um die bereitgestellte Zeit zu füllen. Daher sollte man kürzere Fristen setzen, um seine Produktivität zu steigern.

15. Die 80/20-Regel:

80% der Ergebnisse stammen meist von nur 20% der Aktivitäten. Daher sollte man sich auf die aussichtsreichsten Aufgaben konzentrieren.

16. Die ABCDE-Methode:

Mit dieser Technik kann man die Prioritäten seiner Aufgaben festlegen, indem man sie von A (am wichtigsten) bis E (am wenigsten wichtig) einordnet und in dieser Reihenfolge bearbeitet.

17. Zeitkontrolle:

Indem man seine täglichen Aktivitäten genau aufzeichnet, kann man besser verstehen, wie die Zeit verbracht wird, und Bereiche identifizieren, in denen man seine Effizienz verbessern kann.

18. Unterbrich die Kette nicht:

Mit täglichen Markierungen von erledigten Aufgaben oder erfolgreichen Gewohnheiten bildet sich eine virtuelle Kette, die man motiviert, am Ball zu bleiben und nicht zu unterbrechen.

19. Energiemanagement:

Es ist wichtiger, seine Energie richtig zu managen als seine Zeit. Mit genug Schlaf, regelmäßigem Sport und notwendigen Auszeiten von der Arbeit kann man seine Energie auf einem hohen Level halten.

20. Der Zeigarnik-Effekt:

Unerledigte Aufgaben bleiben in unserem Bewusstsein und werden erst vergessen, wenn sie erledigt sind. Daher sollte man immer versuchen, eine begonnene Aufgabe auch zu beenden.

21. Pomodoro-Technik:

Nach 25 Minuten ununterbrochener Arbeit sinkt die Konzentrationsfähigkeit. Daher sollte man nach dieser Zeit eine 5-minütige Pause einlegen, um sich wieder aufzuladen. Dieser Zyklus sollte vier Mal wiederholt und dann mit einer längeren Pause von 30 Minuten belohnt werden.

22. Stapelverarbeitung:

Ähnliche Aufgaben sollten gruppiert und gemeinsam erledigt werden. So spart man sich unnötige Wartezeiten und erhöht die Effizienz.

23. Salamischeiben Methode:

Große Aufgaben sollten in kleinere Abschnitte unterteilt und jeweils einzeln erledigt werden. Oft ist man dann motiviert, auch die restlichen Teilaufgaben abzuschließen.

24. Ergebnis-Visualisierung:

Indem man sich das gewünschte Ergebnis seiner Ziele bildlich vorstellt, erhöht man die Motivation und behält den Fokus auf das eigentliche Ziel.

25. Warren-Buffett-Strategie (25/5-Regel):

Schreibe die 25 wichtigsten beruflichen Ziele auf und fokussiere dich dann auf die fünf wichtigsten. Die restlichen 20 Ziele werden ignoriert, bis die Top 5 erreicht sind.

26. Die Feynman-Technik:

Lerne so, als müsstest du das Gelernte jemand anderem beibringen. Durch das einfache Wiedergeben komplexer Sachverhalte erlangt man selbst ein tieferes Verständnis.

27. Die Technik der 5 WARUMs:

Um der Ursache von Problemen auf den Grund zu gehen, sollte man fünfmal nach dem "Warum" fragen. Das führt in vielen Fällen direkt zur Hauptursache und kann vorbeugen, dass ähnliche Probleme erneut auftreten.

28. Die Gewohnheitsstapelmethode:

Neue Gewohnheiten können einfacher gefestigt werden, wenn man sie an bestehende Gewohnheiten koppelt und jeweils direkt nacheinander ausführt.

29. Erholung und Schlaf:

Schlaf fördert nicht nur die Gesundheit, sondern auch die Produktivität. Daher sollte man dieser wichtigen Regenerationsphase immer genug Zeit einräumen.

30. Qualitätszeit vor Quantitätszeit:

Dieses Prinzip gilt insbesondere für Familien und Beziehungen. Es ist besser, Qualität statt Quantität anzustreben und die gemeinsame Zeit so intensiv wie möglich zu gestalten.

31. Sage oft "NEIN".:

Jedes "Ja" zu einer Sache ist auch ein "Nein" zu einer anderen Sache. Daher sollte man seine Prioritäten kennen und möglichst oft "Nein" sagen, um sich selber nicht zu überfordern.

32. Arbeit in Blöcken:

Indem man den Tag in feste Blöcke unterteilt, kann man seine Arbeitszeit besser einteilen und sowohl Zeit für wichtige Aufgaben, Pausen und auch kleinere To-dos finden.

33. Thematisiere deine Tage:

An jedem Tag sollte man sich auf eine bestimmte Art von Tätigkeiten konzentrieren und diese gebündelt erledigen, wie zum Beispiel montags alle administrativen Aufgaben und freitags nur Kundentermine.

34. Entscheidungsmüdigkeit:

Durch eine Reduzierung der Entscheidungen, die man täglich treffen muss, kann man seine mentale Energie schonen und sie für wichtigere Aufgaben und Entscheidungen einsetzen.

35. Die Macht der Routine:

Regelmäßige Routinen helfen dabei, gute Gewohnheiten zu entwickeln und zu festigen und den Bedarf an Willenskraft zu reduzieren.

36. Digitale Entgiftung:

Von Zeit zu Zeit sollte man sich digital entgiften und seine Geräte bewusst beiseite legen. Das schafft Zeit für Erholung und vermeidet geistige Unordnung.

37. Respektiere dein zukünftiges Selbst:

Triff Entscheidungen bereits heute, für die Dir dein zukünftiges Ich danken wird. Überlege genau, ob Deine Entscheidungen Dich Deinen langfristigen Zielen näherbringen oder weiter entfernen.

38. Der Spotlight-Effekt:

Sei dir bewusst, dass nicht jeder Deine Bewegungen beobachtet und beurteilt. Entspanne dich und konzentriere Dich auf Deine eigenen Aufgaben.

39. Der Odysseus-Pakt:

Man sollte Entscheidungen treffen, die einen in der Zukunft zu bestimmten Handlungen zwingen, wie beispielsweise das Löschen störender Apps auf dem Handy.

40. Plane Deine Wochen:

Plane schon vor dem Start der Woche, wie Du Deine Zeit sinnvoll nutzen kannst. Stell sicher, dass Dein Plan mit Deinen langfristigen Zielen und Prioritäten übereinstimmt.

41. Führe immer ein Notizbuch mit dir:

Dein Unterbewusstsein arbeitet ständig im Hintergrund und findet oft kreative Lösungen für Deine Probleme. Mit einem Notizbuch kannst Du diese Lösungen direkt festhalten und später umsetzen.

Wichtig ist, dass Produktivität keinesfalls bedeutet, ständig gestresst und ausgelastet zu sein. Viel eher geht es darum, seine verfügbare Zeit und seine Energie sinnvoll und effektiv zu nutzen. Schließlich hat jeder von uns nur 24 Stunden am Tag zur Verfügung - wie wir diese nutzen, liegt in unserer Hand.